Zwei Hebel, die in Konzern-Intranetprojekten meist ungenutzt bleiben

Je größer das Unternehmen, desto häufiger landen Intranet- und Digital-Workplace-Projekte bei einer zentralen Agentur, die das Gesamtprojekt begleitet. Ein Ansprechpartner, ein Vertragspartner, klar zugewiesene Verantwortung — die Logik ist nachvollziehbar.

Übersehen wird dabei zweierlei: die tatsächlichen Kosten — und der Hebel, der auf Kundenseite ungenutzt bleibt.

Der erste Hebel: Das Business selbst.

Niemand kennt die internen Prozesse, Strukturen und Bedarfe so gut wie das Business. Was häufig fehlt, ist nicht das Wissen — es ist die strukturierte Anleitung, dieses Wissen in klare Projektanforderungen und Zielbilder zu übersetzen.

Gerade Intranet- und Digital-Workplace-Projekte berühren eine breite Palette interdisziplinärer Themen, die selten in einer einzelnen Fachabteilung zusammenlaufen:

— Wie definieren wir interne Kommunikationsziele — und welche Formate tragen sie? — Wie organisieren wir Information und Wissen so, dass sie zugänglich, auffindbar und gepflegt bleiben? — Wie verbinden wir Kommunikationsziele und Prozesse mit technischer Implementierung, Funktion und Messbarkeit?

Diese Puzzleteile zu einem konsistenten Gesamtbild zusammenzuführen, ist aus einem einzelnen fachlichen Fokus heraus kaum möglich. Mit strategischer Anleitung und methodischer Begleitung lassen sich Anforderungen und Ziele effektiver und in höherer Qualität direkt aus dem Business heraus erarbeiten — statt sie extern formulieren zu lassen, abzunehmen und später teuer nachzujustieren.

Der zweite Hebel: Vendor Management auf Augenhöhe.

Agentur-Angebote für Projektbegleitung — Konzeption, Steuerung, Workshops, Reporting — landen in Großkonzernen schnell in 6-stelligen Bereichen. Und das ist die Position vor Implementierung, Customizing und Umsetzung.

Ein erheblicher Teil dieser Kosten lässt sich gezielt steuern, wenn eine unabhängige Beratungsebene auf Kundenseite mit am Tisch sitzt:

— Angebotsbewertung mit fachlicher Tiefe. Welche Positionen sind realistisch kalkuliert, welche aufgebläht? Welche Workstreams gehören zur Agentur, welche kann der Kunde mit Beratungsunterstützung selbst übernehmen?

— Workstream-Übernahme. Wo intern Wissen und Verantwortung liegen, müssen nicht alle Phasen extern eingekauft werden. Das spart Budget — bei oft besserer fachlicher Passung.

— Kritisches Hinterfragen während der Laufzeit. Scope-Erweiterungen, neue Aufwandspositionen, Architektur-Entscheidungen werden präziser geprüft, wenn jemand auf Kundenseite die Sprache des Anbieters spricht.

Warum Agenturen das selten empfehlen.

Eine unabhängige Beratungsebene auf Kundenseite hinterfragt lösungsneutral, fordert Begründungen ein und stellt eine echte Prüfinstanz dar. Das ist kein Konflikt — das ist genau der Wert.

Allein die Präsenz einer solchen Ebene führt häufig dazu, dass Lösungsvorschläge und Angebote bedachter strukturiert werden. Anforderungen werden klarer formuliert, Zielbilder schärfer geschnitten, Aufwände realistischer kalkuliert — ohne dass es zu einer einzigen kritischen Diskussion kommen muss.

Das Ergebnis: ein Projekt, das aus dem Business heraus getragen wird, mit Anbietern, die liefern, was sie tatsächlich leisten können — und ein Investitionsschutz, der ohne diese Ebene strukturell nicht entsteht.

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